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  • Foto del escritorAlfredo Quinteiro

Consejos para ganar experiencia organizando eventos

¿Cómo aumentar las ventas de entradas de tu evento? Una completa guía de pasos con coste cero para ti.


Lo hemos planificado todo al más mínimo detalle. No se nos puede escapar nada. Va a ser perfecto. Le va a encantar a todo el mundo. ¿A todo el mundo? ¿Va a venir gente a nuestro evento? No podemos forzarlos a venir, pero seguro que podemos crear una atractiva alfombra roja que les enseñe el camino que les traerá, directamente, a nuestro evento.

Es el momento de llenar de asistentes el evento, queremos el máximo número de personas que sea posible, ¿verdad? Es decir, queremos vender el máximo número de entradas posibles.

En este punto, las técnicas de ventas y marketing se cruzan y colaboran para aprovechar, además, el factor tecnológico. Echemos un vistazo a algunos consejos que nos ayudarán a atraer al mayor número de asistentes que podamos albergar.

Te cuento los pasos a seguir y lo que tienes que tener en cuenta en cada uno para vender el máximo número de entradas y con la mayor rentabilidad posible:

Crea un título atractivo para tu evento

Tienes que poner un título llamativo para que, por sí solo, sea un motivo de atracción. Por ejemplo, en lugar de llamarlo “Curso de marketing”, podríamos decir “Ninja marketing“; o podemos olvidarnos del clásico “Fiesta benéfica” y romper algún molde con un “Summer Party Limited Edition“. Dedícale tiempo y piensa en un buen título, a ser posible original o que lleve el nombre de tu marca con algún añadido.

Elige una imagen de portada que impacte

Se podría decir que, junto al título, es la parte más importante del evento. Si es necesario contratar a un profesional para que la diseñe, merecerá la pena. Una buena imagen vende por sí misma. Puedes aprovechar la imagen para añadir todos los detalles del evento, como si fuese un flyer, pero ¡ten cuidado!, no sobrecargues la imagen.

Describe tu evento demostrando que estás enamorado de él

Al igual que con el título, toca ser originales. Tienes que enamorar a tu audiencia. Cuando lean la descripción del evento les ha de nacer el deseo de ir, sí o sí. Por ejemplo, en lugar de decir “aprenderemos a cocinar platos sanos con ingredientes de la tierra” prueba a decir algo así como “construiremos regalos para los sentidos utilizando los recursos naturales que nacen de esta tierra”. Recuerda esta máxima: no es lo que dices sino cómo lo dices.

Elige la fecha idónea

Este punto tiene mucha más importancia de la que la mayoría de organizadores le da. Parece la parte más fácil, pero poner el evento un día poco conveniente dará al traste con todo el trabajo anterior. Tienes que tener en cuenta el tipo de evento:

  • si es un seminario profesional ► un jueves suele ser el día más conveniente, ya sea de mañana o de tarde.

  • si es un curso de cocina ► un sábado por la mañana es una gran opción.

  • si es una fiesta ► por supuesto un viernes o sábado noche, aunque si es para estudiantes también el jueves noche es utilizado.

Todo dependerá a lo que esté acostumbrado tu tipo de público, así que investiga sobre sus gustos y costumbres. Por otro lado, asegúrate de que no se celebre en el mismo momento algún otro evento que te pueda eclipsar, por ejemplo un concierto de un cantante famoso que pueda capturar a tus clientes.

Las entradas también quieren su nombre

Como en casi cualquier aspecto de la vida, la psicología tiene mucha importancia para el éxito o fracaso de nuestro evento. No es lo mismo una entrada normal que una entrada VIP. Puedes jugar con un sin fin de combinaciones de entradas para conseguir aumentar las ventas. Dales un nombre a tus diferentes tipos de entrada, otórgales personalidad y, por tanto, valor:

  • Entrada General ► sin ningún tipo de extra

  • Entrada Oro ► sáltate la cola y entra al evento sin esperas

  • Entrada VIP ► difruta del evento cerca de los protagonistas y con catering incluido

Precios para todos

Lo primero que tienes que preguntarte es cuánto están tus clientes dispuestos a pagar por un evento como el tuyo. Tan malo puede ser poner un precio muy alto como uno muy bajo: el precio refleja la calidad de tu evento. Investiga el precio de eventos parecidos al tuyo, cuál es el poder adquisitivo de tus clientes, cómo funciona en la ciudad donde lo vas a celebrar, etc. Siempre es una buena solución aportar una gama de precios para poder llegar a todos los “bolsillos” e incrementar tus beneficios. Si seguimos el ejemplo del punto anterior podríamos tener algo así como:

  • Entrada General: 10 €

  • Entrada Oro: 15 €

  • Entrada VIP: 40 €

Pero no pongas tampoco muchas opciones, se trata de ponérselo fácil a tus clientes y no de abrumarlos a opciones. Es importante que el usuario también pueda elegir el número de entradas que quiera comprar, seleccionar de 1 hasta 10, por ejemplo.

Trabaja con la plataforma que te ayude a mejorar tu evento

Hoy en día es imprescindible realizar la venta online de entradas. La parte positiva es que tienes un enorme abanico de opciones entre las que elegir (casi abrumadora, como pasaría si pusiéramos 20 tipo de entradas diferentes). No te quedará más remedio que hacer un pequeño estudio y comparativa y quedarte con aquella que te ayude a mejorar tu evento. Algunas cosas que tienes que tener en cuenta para seleccionar la que mejor se adapte a tus necesidades:

  • Comisiones ► asegúrate de que te cobre una comisión justa y no se aproveche del hecho de tu inexperiencia (si la tuvieras) o del tamaño de tu evento (en caso de que fuera un pequeño evento)

  • Hecha para el usuario ► que disponga de Interfaz de usuario amigable facilitando el proceso de la compra de la entrada

  • Social-Friendly ► que te permita a ti, como organizador, y a los usuarios, como compradores, compartir el evento en sus RRSS (es publicidad gratuita para tu evento)

  • Entradas Digitales ► que permite que los clientes lleven la entrada en su móvil sin necesidad de imprimirla. Ayudas al planeta y, por otro lado, ¿quién tiene una impresora hoy en día?

  • Check-in App ► que disponga de su propia App de registro de entrada (y salidas) de asistentes al evento

  • Panel de Organización ► que disponga de un completo panel de control para que puedas gestionar todo lo referente a la venta de tus entradas y los datos de tus compradores

Ya que estamos en este punto, seguro que no te importa que hagamos algo de publicidad de nosotros mismos, ¿verdad? 😉 Echa un vistazo a nuestra plataforma y si tienes alguna duda, solo tienes que contactarnos.

Comunica tu evento

¿Dónde vas a promocionar el evento? Pregúntate qué canales consumen más tus clientes: Facebook, Instagram, Youtube, Twitter, etc. Crea una estrategia;

  • qué mensajes vas a lanzar?

  • con qué eslogan?

  • en qué momento?

  • formato vídeo o imagen?

También plantéate si lo vas hacer de forma orgánica, (sin invertir dinero) publicando solo a tus seguidores a tus seguidores y confiando en el boca a boca, o si realizarás un plan de inversión en una campaña de publicidad, como Facebook o Google Ads.

Empuja cuando sea necesario

Hay muchas acciones complementarias que pueden acelerar la venta de entradas. Algunas estrategias que puedes usar podrían ser:

  • Concurso ► sortea algunas entradas entre tus seguidores en redes sociales si etiquetan a dos amigos

  • Early bird ► descuento o regalo para los primeros que compren entradas

  • Oferta 3×2 ► regala una entrada por la compra de 2

Por lo tanto, antes de lanzarte a la venta de entradas, plantéate todo esto, traza tu estrategia sobre el papel y ponla en acción. Y sobre todo, aprende de cada experiencia y saca conclusiones que usarás para mejorar en el siguiente evento. Pero de esto hablaremos en otro post.

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