Jak si nasmlouvat a domluvit umělce na vaši událost

Plánujete koncert, festival, firemní večírek nebo jinou akci a chcete, aby na ní vystoupil zajímavý umělec nebo interpret? Správný výběr a profesionální domluva s umělci je jedním z faktorů, které rozhodují o úspěchu celé události. V tomto článku vám krok za krokem poradíme, jak na to: Od prvotního nápadu až po samotnou realizaci a navázání dlouhodobých vztahů.

Stanovení konceptu akce a rozpočtu

Než začnete vybírat konkrétní jména, je důležité si ujasnit několik základních věcí:

• Cíl akce: Chcete pobavit, vzdělávat, motivovat nebo třeba propojit komunitu?

• Cílová skupina: Pro koho akci pořádáte? Jaký žánr nebo styl bude nejlépe rezonovat s vaším publikem?

• Rozpočet: Stanovte si reálný rozpočet na honoráře, dopravu, ubytování, techniku a další náklady. Nezapomeňte na rezervu pro nečekané výdaje.

  
  

Díky jasnému konceptu a rozpočtu budete mít lepší představu, jaké umělce si můžete dovolit a koho má smysl oslovit.

Výběr vhodných umělců

Teď přichází ta kreativní část, hledání a výběr interpretů:

• Sestavte si seznam: Zvažte různé možnosti podle žánru, stylu, popularity i dostupnosti.

• Inspirujte se: Sledujte podobné akce, festivaly a trendy na sociálních sítích.

• Buďte realističtí: Uvažujte nejen o svých přáních, ale i o tom, kdo je dostupný v rámci vašeho rozpočtu a lokality.

• Zvažte lokální scénu: Místní umělci bývají cenově přijatelnější a často mají své publikum.

  
  

  První kontakt a oslovení

Když už víte, koho chcete oslovit, je čas na první krok:

• Najděte kontakty: U známějších interpretů většinou komunikujete přes manažera nebo booking agenta, u menších kapel často přímo.

• Napište profesionální e-mail: Stručně představte akci, uveďte termín, místo, typ vystoupení, předběžný honorář a další důležité informace.

• Buďte struční a věcní: Umělci a jejich manažeři dostávají spoustu nabídek, proto jděte rovnou k věci.

• Připravte se na telefonát: Pokud preferujete osobní kontakt, připravte si body, které chcete probrat.

  
  

  Pokud máte ambice pro vaši akci získat známější osobnost, tady máte článek, který jde více do hloubky a nabízí možnosti oslovení.

  
  

  Vyjednávání podmínek

Pokud umělec projeví zájem, začíná vyjednávání:

• Honorář: Ujasněte si, zda je včetně DPH, cestovních nákladů apod.

• Délka vystoupení: Kolik minut / hodin bude vystupovat?

• Technické požadavky (rider): Co umělec potřebuje na pódiu, jakou techniku, jaké občerstvení apod.?

• Další požadavky: Ubytování, doprava, backstage, promo aktivity.

• Jasně si vše potvrďte: Ideálně písemně, ať je oběma stranám vše jasné.

  
  

Smlouva a závazky

Až se na všem domluvíte, je čas na smlouvu a další formální záležitosti:

• Co by měla obsahovat: Jména stran, termín, místo, honorář, technické požadavky, storno podmínky, práva na foto/video, povinnosti obou stran.

• Deal memo: Seznam bodů, na kterých jste se domluvili, můžete zaslat před podepsáním smlouvy emailem.

• Právní aspekty: Nezapomeňte na GDPR, autorská práva a další zákonné povinnosti.

  
  

Tady máte ukázku smlouvy mezi interpretem (David Koller) a organizátorem.

Produkční a technické zajištění

Bez skvělé produkce to nepůjde:

• Technika: Zajistěte vše podle rideru (zvuk, světla, pódium, nástroje).

• Koordinace: Komunikujte s technickým týmem i umělcem, ať je vše připravené.

• Improvizace: Buďte připraveni řešit nečekané situace (zpoždění, technické problémy apod.).

  

  
  

Péče o umělce během akce

Když už jsou umělci na místě, záleží na každém detailu:

• Zázemí: Backstage, občerstvení, prostor na převlečení a odpočinek.

• Osobní přístup: Přidělte někoho z produkce, kdo bude k dispozici a pomůže s čímkoli potřebným.

• Přesný harmonogram: Umělci ocení jasné instrukce a hladký průběh akce.

  
  

Zpětná vazba a budování vztahů

Po akci nezapomeňte na follow-up:

• Poděkujte: Pošlete poděkování a případně i fotky nebo videa z akce.

• Získejte feedback: Zeptejte se na zkušenost, co by šlo příště zlepšit.

• Budujte vztahy: Udržujte kontakt pro případnou další spolupráci.

• Poproste o sdílení: Pokud umělci na sociálních sítích zasdílí fotky z vaší akce, pomůže vám to pro příští ročníky.

  
  

Praktické tipy na závěr

• Networking: Navštěvujte akce, kde můžete poznat umělce i jejich manažery osobně.

• Inspirujte se zkušenějšími: Sledujte, jak to dělají profesionální promotéři.

• Buďte flexibilní: Ne vždy jde vše podle plánu – improvizace je někdy klíčem k úspěchu.

  
  

Domluvit si umělce na svou akci může být náročné, ale s jasným plánem, profesionální komunikací a lidským přístupem se vám to určitě podaří. Nebojte se oslovit své vysněné interprety a uvidíte, že se vám to povede.

---

Pokud vás tento článek zaujal, určitě se podívejte na naši stránku blogu, kde se věnujeme tématu organizování v plném rozsahu. A jestli hledáte správného parťáka pro prodej vstupenek na vaši akci, "nenápadně a skromně" se hlásíme!