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  • Foto del escritorLucie Tongelová

7 consejos para el éxito de un evento de empresa

Organizar eventos es como construir un castillo de arena: Los cimientos deben ser sólidos, la estructura estar claramente anclada y, si el resultado es un éxito, es la mejor sensación del mundo. Y para conseguirlo, hay que construir el castillo por varios lados, utilizando distintas herramientas. Así que echemos un vistazo a cómo construir un evento de éxito para tus clientes actuales y futuros, para que no se venga abajo y podamos seguir construyendo sobre él.


1. Establecer los objetivos adecuados

Antes de buscar ponentes y catering, hay que sentarse con el equipo organizador y fijar los objetivos del acto.

Intenta responder a estas preguntas:

  • ¿Por qué organizamos el acto?

  • ¿Quién debería asistir y qué debería sacar de él?

  • ¿Cómo mediremos el éxito del acto?

  • ¿Están estos parámetros en consonancia con la visión de nuestra empresa?

Las respuestas a estas preguntas deben determinar la dirección y el programa del acto. Si todo el equipo está de acuerdo en ellas, la colaboración será mucho más fácil, y si no se está de acuerdo en algunas cuestiones durante la organización, siempre se puede volver a estos objetivos.


2. Conecte el programa con sus objetivos

Crear un buen programa es todo un reto. Sin embargo, con sus objetivos ya ha dado un paso en la dirección correcta. También recomendamos pensar que la gente debe salir de su evento enriquecida, ya sea con información (que les beneficiará) o con nuevos contactos.

Por supuesto, depende de la duración y el tipo de acto, pero piense siempre también en hacer pausas suficientemente largas para que los participantes puedan hablar entre ellos y desconectar un rato después de las partes más exigentes del programa.


3. Elegir un sistema de registro adecuado

Enviar invitaciones por correo es sin duda un gran enfoque personal para invitar a sus clientes al evento. Pero incluya un enlace a la inscripción para que al final pueda hacer un seguimiento de quién asiste realmente. De lo contrario, puede que no calcule cosas como la cantidad de refrescos, el tamaño del local o los materiales adicionales.


La inscripción también sirve para que los clientes se comprometan más con su evento. Si pasan por el proceso de inscripción, es obvio que están realmente interesados en el evento. La invitación por correo puede caer en saco roto o puede que se olviden de ella.

También puede considerar la posibilidad de cobrar una cuota de inscripción (que puede ser realmente simbólica) para "enganchar" de verdad a sus visitantes. Desde luego, es más fácil no presentarse a un evento que es gratuito para mí que gastarme mi propio dinero para entrar.


Para ello, pruebe nuestra plataforma BOOM Events, donde sus clientes podrán conseguir entradas y otros productos. Puedes lanzar tú mismo el registro o la preventa en cuestión de minutos y añadir el enlace del evento a tu invitación.


4. Mantenga alerta a sus visitantes

Revele el programa gradualmente, añada sorpresas, destaque el valor de su evento o desarrolle métodos para incluir a los visitantes en la comunicación sobre el evento antes de que empiece. Hoy en día existen multitud de aplicaciones para eventos en las que la gente puede conocerse, compartir sus experiencias, planificar el programa, etc. Así que no tenga miedo de ser creativo e involucrarlos antes del evento.


5. Prepárese para los peores escenarios

El programa está planificado, los participantes están invitados, la comunicación funciona y el evento se acerca. Llegados a este punto, es una buena idea analizar los posibles puntos débiles del acto y trabajar con el equipo organizador para averiguar qué hacer en caso de que ocurra algo inesperado o desagradable. Cada miembro del equipo debe saber de qué es responsable y a quién acudir en caso de crisis. Por ejemplo, si sabes que uno de los ponentes puede tener problemas para llegar al lugar del acto, prepara un programa alternativo.

Una vez cubiertos todos los puntos débiles, todo el mundo se sentirá mucho más tranquilo y, si ocurre algo, podrá responder a la situación con astucia.


6. Recoger feedback

Es probable que no acabes organizando un solo evento. Por eso es importante recabar opiniones sobre su organización, el programa principal y secundario y los refrigerios. Si tiene la oportunidad de recoger opiniones durante el acto, no deje de aprovecharla. Puedes colocar códigos QR con cuestionarios, poner un tablón de votaciones en el lugar del evento o hablar directamente con la gente y pedirles su opinión (pero toma nota para que no se te olvide). Una aplicación para eventos también puede ayudarte mucho en este sentido.


Muchos organizadores envían encuestas de opinión después del evento. Pero entonces es mucho más probable que los participantes no la rellenen. Se les olvidará, ya no están en el ajo o simplemente tienen otras cosas que hacer. Por eso es mejor trabajar con el feedback durante el evento.


7. Analice el éxito del acto y envíe un seguimiento

El final del evento en sí no es, desde luego, el final del trabajo por su parte. Es el momento de la evaluación:

  • ¿Cumplimos los objetivos que nos fijamos al principio del proceso de planificación?

  • ¿Qué hemos conseguido? ¿Qué falló?

  • ¿Cómo fue la respuesta de los visitantes?

  • ¿Qué debemos recordar para la próxima vez?

Esta información le será sin duda útil al empezar a planificar su próximo acto y le ayudará a mejorar la organización del mismo de un acto a otro.


No se olvide de sus visitantes. Envíeles una nota de agradecimiento por su participación, material adicional, fotos o los resultados de alguna encuesta (por ejemplo, quién fue el mejor orador). Si ya sabes de otro evento al que puedes empezar a atraerlos, este es un buen momento para correr la voz. ¡Y recuerda siempre mantener la tensión!



Ahora debería estar preparado para organizar un evento para sus clientes actuales y potenciales. Es un trabajo precioso, pero a menudo lleno de estrés, aguas desconocidas y confusión. Pero con estos consejos, podrás construir unos cimientos sólidos para tu castillo de arena y disfrutar del éxito una vez terminado.


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