top of page
  • Obrázek autoraLucie Tongelová

7 tipů pro úspěšnou korporátní událost

Organizovat události je jako stavět hrad z písku: Základ musí být pevný, struktura jasně ukotvená a pokud se výsledek vydaří, je to ten nejlepší pocit na světě. A abychom toho docílili, potřebujeme hrad vybudovat na několika stranách, pomocí více nástrojů. Pojďme se tedy podívat, jak vybudovat úspěšný event pro vaše stávající i budoucí klienty, aby se nám nerozpadnul a my na něm mohli stavět dál.


1. Nastavte si správné cíle

Ještě před sháněním řečníků a cateringu je třeba si s organizačním týmem sednout a ustanovit si cíle vaší akce. Zkuste si odpovědět na tyto otázky:

  • Proč akci organizujeme?

  • Kdo by se jí měl zúčastnit a co by mu to mělo přinést?

  • Jak budeme měřit úspěch akce?

  • Jsou tyto metriky v souladu s vizí naší společnosti?

Odpovědi na tyto otázky by měly určit směr a program vašeho eventu. Pokud se na nich shodne celý tým, spolupráce bude o dost snazší a jestliže se v průběhu organizace v některých směrech neshodnete, můžete se vždy vrátit k těmto cílům.


2. Napojte program na cíle

Vytvořit dobrý program je výzva. Vy už ale máte díky určeným cílům vykročeno tím správným směrem. Doporučujeme také myslet na to, že lidé by z vaší akci měli odcházet obohacení ať už informacemi ( které budou prospěšné jim) nebo novými kontakty.

Jistě záleží na délce a typu události, ale vždy myslete také na dostatečně dlouhé pauzy, aby se mohli účastníci pobavit mezi sebou a vypnout na chvíli mozek po náročnějších částech programu.

3. Zvolte vyhovující registrační systém

Poslat pozvánky na mail je jistě skvělý osobní přístup, jak vaše klienty na akci pozvat. Přidejte do něj ale i odkaz na registraci, ať máte přehled o tom, kdo se nakonec doopravdy účastní. Jinak se může stát, že neodhadnete např. množství občerstvení, velikost areálu nebo doplňující materiály.


Registrace slouží také k tomu, aby se vám klienti více zavázali. Pokud projdou procesem registrace, je zřejmé, že o událost mají opravdu zájem. Pozvánka v mailu jim může jednoduše zapadnout nebo na ni zapomenou.

Můžete také uvažovat o registračním poplatku (ten může být opravdu symbolický), abyste si návštěvníky opravdu “zaháčkovali”. Je určitě snazší nedorazit na akci, která je pro mne zadarmo, než když jsem za vstup utratil vlastní peníze.


Pro tyto účely vyzkoušejte službu naši platformu BOOM Events, na které mohou vaši klienti získat vstupenky i další produkty. Registraci či předprodej zvládnete vypustit sami během pár minut a odkaz na událost přidat do pozvánky.


4. Udržujte návštěvníky v napětí

Odhalujte program postupně, přidejte překvapení, zdůrazněte hodnotu vaší akce nebo vyviňte metody, jak návstěvníky zahrnout do komunikace o akci ještě před jejím začátkem. Dnes existuje plno eventových aplikací, ve kterých se mohou lidé seznamovat, sdílet své zkušenosti, plánovat program atd. Nebojte se tedy být kreativní a zaujmout je již před akcí.


5. Připravte se na nejhorší scénáře

Program je naplánovaný, účastníci pozvaní, komunikace funguje a událost se blíží. V tuto chvíli je dobrý nápad podívat se na možná slabá místa události a v organizačním týmu si říct, co dělat v případě, že se stane něco nečekaného nebo nemilého. Každý člen týmu by měl vědět, za co je zodpovědný a za kým jít, pokud přijde krize. Pokud například víte, že by jeden z vašich řečníků mohl mít problém na místo dorazit, připravte si náhradní program.

Jakmile budete mít všechna slabá místa pokrytá, všichni se budete cítit o dost klidnější a pokud se opravdu něco stane, budete schopni na situaci bystře reagovat.


6. Sbírejte feedback

návštěvníci korporátní konference, užívající si skvělou organizaci akce

Pravděpodobně neskončíte u organizování pouze jedné události. Proto je důležité získat feedback na vaši organizaci, na hlavní a vedlejší program i na občerstvení. Pokud máte možnost sbírat feedback již během události, určitě toho využijte. Můžete na místě umístit QR kódy s dotazníky, do prostoru vyvěsit hlasovací nástěnku nebo se s lidmi přímo bavit a ptát se jich na názor (ten si pak ale zaznamenejte, ať na něj nezapomenete). I v tomhle ohledu by vám eventová aplikace dokázala dost pomoci.


Plno organizátorů zasílá dotazníky pro feedback až po události. Je pak ale daleko pravděpodobnější, že vám ji účastníci nevyplní. Zapomenou, už nejsou v centru dění nebo mají prostě jiné věci na práci. Proto je lepší s feedbackem pracovat už během akce.


7. Analyzujte úspěch akce a pošlete účastníkům follow-up

S koncem samotné události jistě nekončí práce na vaší straně. Přichází čas na vyhodnocení:

  • Splnili jsme cíle, které jsme si vytyčili na začátku plánování?

  • Co se povedlo? Co se nepovedlo?

  • Jak dopadl feedback od návštěvníků?

  • Co je třeba si zapamatovat pro příště?

Tyto informace vám budou jistě užitečné, až začnete plánovat další událost a pomohou vám vylepšit vaši organizaci akce od akce.


Nezapomeňte také na vaše návštěvníky. Pošlete jim poděkování za účast, doplňující materiály, fotky či případné výsledky anket (o nejlepším řečníkovi např.). Pokud už teď víte o další události, na kterou je můžete začít lákat, tohle je ten správný čas o ní šířit povědomí. A pamatujte stále na udržování napětí!



Teď byste měli být připraveni na organizaci eventu pro vaše stávající i potenciální klienty. Práce je to sice krásná, zato ale často plná stresu, neznámých vod a zmatků. Díky těmto tipům ale budete moct vytvořit pevné základy vašeho hradu z písku a užít si pak úspěch po jeho dostavení.

Podívejte se na další články na různá témata ze světa organizace událostí, jako např. event marketing, udržitelnost událostí nebo nové trendy v organizaci.


留言


© BOOM Events 2023
Obchodní podmínky

Sledujte nás

Novinky jsou na cestě 🙌

Odebírejte novinky ❤️
bottom of page